湘司发〔2013〕73号

关于印发《湖南省法律援助业务档案

立卷归档办法》的通知

各市州司法局：

现将修改后的《湖南省法律援助业务档案立卷归档办法》印发给你们，请遵照执行。执行中的问题，及时向省法律援助中心反映。

                            

                                湖南省司法厅

                                  2013年10月24日

   

湖南省法律援助业务档案立卷归档办法

                 

第一条 为规范法律援助业务档案立卷归档工作，加强法律援助业务档案管理，根据国家有关法律、法规、规章，结合法律援助工作特点和我省实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于全省法律援助机构受理并指派律师、法律援助机构人员、基层法律服务工作者、社会组织人员（以下统称法律援助人员）承办的下列法律援助案件：

（一）刑事代理、辩护案件；

（二）民事、行政诉讼代理案件；

（三）非诉讼和其他法律援助案件。

第三条 法律援助业务档案是法律援助业务工作的真实记录和历史凭证，是法律援助工作的重要原始资料。法律援助机构和法律援助人员应严格按照本办法规定的要求立卷归档，保证案卷材料完整规范，归档及时准确。

第四条 司法行政机关负责本行政区域法律援助业务档案立卷归档监督管理工作。法律援助机构具体负责辖区内法律援助业务档案立卷归档工作。法律援助人员应按照本办法规定开展立卷归档工作，自觉接受法律援助机构的指导、检查和管理。

第五条 法律援助机构应当分类建立法律援助案件台账，载明案件名称、受理时间、受援对象、承办单位及人员等基本事项。

第六条 法律援助业务档案应当与本单位使用的司法部法律援助管理信息系统记录的案件受理、审查、指派、办理、结案等情况保持一致。

第七条 法律援助业务档案按一案一卷、一卷一号原则分年度立卷归档。刑事、民事、行政诉讼案件以及非诉讼案件应按不同委托阶段立卷归档。跨年度的业务，应在办结年立卷归档。

第八条 法律援助案卷应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷材料由司法部统一规定的《法律援助格式文书》所列文书及相关办案材料组成，包括申请审批材料和承办案件材料，应按照省厅统一规定的顺序排列(归档目录见附件)。

第九条 法律援助业务档案由承办人员按本办法规定并结合司法部、国家档案局制定的《律师业务档案立卷归档办法》所确定的案卷材料收集、整理、排列方法和立卷编目、装订方法等规定立卷归档。

第十条 档案材料除需提交法院、仲裁机构等相关部门或受援人保管的可为复印件外，其它都应保存原件。

第十一条 法律援助机构应当自受理案件后，法律援助人员应当自接受指派或安排后，开始着手立卷准备工作，妥善制作、收集、保管与承办事项有关的法律文书、证据材料、业务文件和工作记录。更换承办人员的，应当及时办理案件材料移交手续。

第十二条 法律援助机构决定终止法律援助的，法律援助机构和法律援助人员应当将证明终止原因的书面材料、法律援助机构作出的终止法律援助决定书以及解除委托代理协议等材料归入案卷中。

第十三条 法律援助人员应当自法律援助案件结案之日起30日内向法律援助机构提交立卷材料，案件结案日依据司法部《办理法律援助案件程序规定》的有关规定确定。

第十四条 作出指派的法律援助机构应当按照案卷归档范围、内容和要求，对法律援助人员提交的立卷材料及受理、审查、指派等材料进行整理，自接收之日起3个月内装订成册，统一归档管理。

法律援助人员提交的立卷材料齐全的，法律援助机构应当支付办案补贴。

第十五条 归档案卷使用统一印制的封皮和归档目录，卷内材料打印或用蓝黑水笔书写，不得随意涂改，并按有字面逐页页脚居中编号。

 卷面为A4纸，小于卷面的材料要用纸张加衬底，大于卷面的材料按要求折叠整齐。案卷装订一律使用棉线绳三孔订牢。

第十六条 涉及国家机密和个人隐私的案卷均应列为密卷，确定密级，在封面右上角加盖密卷章。

第十七条 档案管理人员接收档案时应该严格审查，对不符合立卷归档要求的，应要求承办人重新整理。验收合格后，办理移交手续。

第十八条 法律援助档案分永久、长期、短期三种保管期限。长期案卷保管期限为20至60年，短期案卷保管期限为5至15年。具体保管期限根据司法部、国家档案局《律师业务档案保管期限表》并结合法律援助工作实际确定。

第十九条 归档案卷的借调与查阅、鉴定与销毁、统计与移交、保护与防护等工作，按司法部、国家档案局《律师业务档案管理办法》执行。

第二十条 法律援助机构应当建立台账对法律咨询情况进行登记，并将有关资料按年度集中归档保存。

第二十一条 本办法自发布之日起施行，原《湖南省法律援助业务档案立卷归档办法》（湘司发〔2010〕82号）同时废止。

附件

湖南省法律援助案卷归档目录

序号	项  目	页码
1	法律援助申请表、申请委托书、转交法律援助申请公函或通知辩护/代理公函
2	申请人及申请代理人身份证明
3	法律援助申请人经济状况证明表或其他经济困难证明材料
4	其他与申请法律援助事项有关的申请材料
5	法律援助申请材料接收凭证
6	法律援助审批表、更换法律援助人员审批表、通知辩护/代理呈批表
7	给予法律援助决定书或者不予法律援助决定书及送达回证
8	指派通知书、更换法律援助人员通知书、法律援助公函、法律援助协作函
9	委托代理/辩护协议、授权委托书
10	拘留或逮捕通知书、起诉书、上诉书、抗诉书、决定书、一审裁判文书、重审或再审裁定等
11	阅卷、会见、调查笔录和其他证据材料及相关文书
12	辩护词、代理词、法律意见书、申请书、申诉书等
13	出庭、听证通知书等
14	庭审、听证记录等
15	判决书、裁定书、决定书、调解书、裁决书、协议书等结案法律文书
16	案件承办情况通报/报告情况记录
17	结案报告表
18	办案补贴发放凭证
19	其他与承办案件有关的材料

 抄送：厅办公室、律管处、基层处、公管处、计财处、法规处，

      省法援中心、省律师协会，厅领导。